Как ИИ сократил подготовку программы конкурса с 9 часов до 2 минут

Сегодня автоматизация - не просто модное слово, а необходимость. Особенно в ивент-индустрии, где важна каждая деталь.

Ошибки или задержки здесь мгновенно превращаются в хаос - а подготовка, казалось бы, простого мероприятия может занять целый день.

С этим столкнулась Наталья, владелица одной из крупнейших ивент-компаний, которая проводит десятки танцевальных конкурсов по всей России.

💬 С чего все началось

Каждый раз, когда наступал день подготовки программы, перед командой Натальи выстраивался хаотичный поток данных в виде сотен заявок: возраст, город, количество участников, стиль танца…

Заполненные в разном порядке, с ошибками и пропусками, они превращались в настоящий пазл, который приходилось собирать вручную.

В ручном режиме отследить это было невозможно. 🤯Каждый потерянный клиент обходился бизнесу в 40 000 — 70 000₽ годовой выручки. Так сеть за неделю могла потерять от 2 до 10 клиентов.

Составление программы мероприятий отнимает слишком много времени — иногда на это уходят целые дни. Критериев так много, что становится страшно даже начинать🤯

Часто в день составления программы работа затягивалась до 4 утра. Постоянные перерывы, бессонные ночи, тревога — и всё ради того, чтобы вручную собрать всех участников по порядку, распределить по возрасту, городу, времени выступления и другим важным критериям.

Результат:

❌ Постоянные ошибки, дубли, плохое самочувствии и отсутствие возможности эффективно заниматься другими задачами в условиях выжженного состояния.

Важно понимать: 9 часов — это только один конкурс, а таких за год проходит минимум 20. Это 180 часов (целая неделя), которую потенциально можно сохранить и потратить на другие более нужные задачи или на восстановление и отдых🏖

Поэтому мы еще больше загорелись идеей реализовать данный проект в лучшем виде, чтобы процесс составления был сопоставим по времени с завариванием чашки кофе⚡

После обсуждения с Натальей, мы пришли к выводу, что наиболее подходящим решением будет создание системы, которая сможет думать и сортировать данные сама - на основе алгоритмов ИИ.

🎯 Задача

Перед нами встала задача создать инструмент, который автоматически формирует программу мероприятия по заданным критериям, экономит время команды и минимизирует человеческий фактор.

✅ Как же мы решили эту задачу?

🔍 Шаг 1. Анализ текущего процесса

Мы изучили, как именно заполняются формы, какие критерии важны при составлении программы, и какие ошибки чаще всего возникают. Оказалось, что структура данных каждый раз разная — колонки сдвигаются, названия меняются, а часть информации бывает неполной. Поэтому обычные инструменты, которые ранее внедряла команда организаторов, не помогали.

⚙️ Шаг 2. Создание автоматизации

Мы разработали систему автоматизации на основе искусственного интеллекта и связали ее с телеграм-ботом, который стал связующим звеном между исходной таблицей и готовым документом программы.

Теперь организатор просто загружает в бота исходный файл — в любом порядке, с любыми названиями колонок.

Нейросеть анализирует содержимое и:

автоматически считывает все параметры участников (возраст, город, категория и др.)
сортирует их по заданным правилам (например: сначала младшая группа, затем старшая; внутри - по алфавиту или городу)
формирует готовый файл программы в структурированном виде - с нумерацией и правильной последовательностью выступлений.

🧠 Шаг 3. Интеллектуальная обработка данных

Мы также реализовали алгоритм, который понимает возможные варианты написания (например, “Москва” / “Moscow”), корректно сортирует данные и предотвращает дубли.

🏁 Шаг 4. Финальный экспорт

Через 1–2 минуты после загрузки данных бот формирует и отправляет готовый документ в pdf или любом другом удобном формате.

Таким образом, помимо экономии времени, организаторы отметили, что теперь могут готовить несколько мероприятий параллельно, не опасаясь путаницы в данных. Команда буквально «вдохнула» — рутинная часть ушла, а освободившееся время можно потратить на творчество и работу с участниками.

📬 Хочешь так же?

Просто перейди в наш тг канал и напиши «Внедрение ИИ», и мы проведем бесплатную диагностику в вашем бизнесе и подсветим, как с помощью ИИ, твой бизнес начнёт зарабатывать больше уже в ближайшие 2 месяца.

Внедрить ИИ в свой бизнес